Evaluation interne et externe

Anciennement habilitée pour l'évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissements et services visés à l'article L.312-1 du code de l'action sociale et des familles en application de l'article L.312-8 du CASF.

L’évaluation interne et externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux

La loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 est venue rénover l’action sociale et médico-sociale.
Elle prévoit notamment pour les établissements et services qui s’y trouvent soumis, l’obligation de pratiquer une l’évaluation interne et externe de leurs activités.

L’ANESM (Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux) a pour objectif d’établir, des recommandations de bonnes pratiques, les habilitations des cabinets évaluateurs, la mise en place de logiciels, de référentiels, le suivi des évaluations internes et externes…
Le champ d’application de l’ANESM : les personnes âgées, les personnes handicapées, l’inclusion sociale, la protection de l’enfance (ASE, PJJ), les protections juridiques des majeurs.

L’article 312-1 du CASF fixe les établissements et services assujettis à l’obligation de produire une évaluation interne et externe de leurs activités.
Précisions : Il s’agit d’une définition large qui permettra d’inclure de nouveaux services qui n’existent pas aujourd’hui. Un établissement ou un service social ou médico-social peut ne pas avoir de personnalité morale.
Enfin, est retenu le principe de la diversité des modes de prises en charge (prestations à domicile, en milieu de vie ordinaire, en accueil familial ou dans une structure, accueil à titre permanent, temporaire, à temps complet ou partiel, avec ou sans hébergement…).

Liste des établissements et services soumis à ces obligations :

- De l’aide sociale à l’enfance, qui prennent en charge habituellement, y compris au titre de la prévention, des mineurs, de jeunes majeurs de moins de 21 ans, pupilles de l’Etat, mineurs au titre d’une mesure d’assistance éducative ou de l’ordonnance de 1945, des femmes enceintes et mères isolées avec leurs enfants de moins de 3 ans qui ont besoin d’un soutien matériel et psychologique.
- D’enseignement et d’éducation spéciale : CMPP, IR, IME, IMPRO, IMP, SESSAD…
- Centres d’action médico-sociale précoce : cure ambulatoire avec une équipe pluridisciplinaire, d’enfants handicapés de moins de 6 ans.
- Relevant de la protection judiciaire de la jeunesse : enfance délinquante, assistance éducative pour les mineurs en danger ou jeunes majeurs de moins de 21 ans
- D’aide par le travail, de réadaptation, de pré-orientation et de rééducation professionnelle
- Pour personnes âgées
- Pour adultes handicapées
- Accueillant des personnes en difficulté : accueil, en urgence ou non, soutien ou accompagnement social, adaptation à la vie active ou l’insertion sociale et professionnelle des personnes en situation de difficulté ou de détresse (CHRS, boutiques de solidarité, Samu sociaux, services d’accueil, d’orientation et de téléphonie sociale (115), équipes mobiles…
- Pour les personnes confrontées à des difficultés spécifiques : centres de soins, d’accompagnement et de prévention en addictologie, appartements de coordination thérapeutique
- Les foyers de jeunes travailleurs
- Centres de ressources, d’information, de coordination ou centres prestataires de services de proximité qui mettent en œuvre des actions de dépistage, d’aide, de soutien, de formation, de conseil, d’expertise…au bénéfice des usagers et d’autres établissements, (CLIC, centres de ressources de maladies ou handicaps rares…)
- À caractère expérimental – qui sont soumis à un régime d’autorisation spécifique.

Sont exclus du champ d’application :
- Structures de prévention spécialisée
- Lieux de vie et d’accueil : accueil familial de personnes âgées ou handicapées, assistants familiaux

L’évaluation interne et externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux

La loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 est venue rénover l’action sociale et médico-sociale.
Elle prévoit notamment pour les établissements et services qui s’y trouvent soumis, l’obligation de procéder à « une évaluation de la qualité de leurs activités et prestations au regard notamment de procédures, de références et de recommandations de bonnes pratiques professionnelles»
Les évaluations interne et externe constituent deux phases d’une démarche continue d’amélioration de la qualité.
Le décret du 15 mai 2007 précise que l’évaluation externe doit « viser à la production de connaissance et d’analyse » et qu’elle a « pour but de mieux connaître et comprendre les processus, d’apprécier les impacts produits au regard des objectifs »

L’évaluation ainsi organisée est « distincte du contrôle des normes en vigueur…, se distingue également de la certification …, tient compte des résultats des démarches d’amélioration continue de la qualité que peuvent réaliser les établissements et services »
Les textes affirment fortement l’esprit de l’évaluation qui constitue « un outil d’intelligence collective, de débat et de confrontations à partir de références partagées du secteur ».

Dates butoirs pour la réalisation des évaluations internes et externes pour les ESSMS

Le décret n°2010 -1319 du 3 novembre 2010, venu préciser la loi « HPST » du 22 juillet 2009, a fixé le calendrier des évaluations internes et externes ainsi que les modalités de restitution de leurs résultats que doivent réaliser les établissements et services sociaux et médico-sociaux.
En ce qui concerne les évaluations internes :
- Le décret pose le principe d’une démarche continue retracée chaque année dans le rapport d’activité de l’établissement ou service,
- les résultats des évaluations internes seront communiquées tous les 5 ans à l’autorité ayant délivré l’autorisation,
ou pour les établissements et services ayant conclu un contrat pluriannuel, lors de la révision du contrat
- pour les établissements et services autorisés et ouverts avant le 22 juillet 2009, une évaluation interne sera pratiquée au plus tard 3 ans avant la date de renouvellement de leur autorisation,
- pour les établissements relevant de la protection judiciaire de la jeunesse, les résultats d’une évaluation interne seront produits avant le 22 juillet 2014 puis tous les 5 ans.
- pour les établissements et services qui accueillent et l’accompagnement de personnes confrontées à des difficultés spécifiques, au plus tard 2 ans après la date de renouvellement de leur autorisation
Le décret précise, pour les évaluation externes :
- les établissements devront procéder à 2 évaluations externes entre la date de leur autorisation et son renouvellement : au plus tard 7 ans après la date d’autorisation et au plus tard 2 ans avant la date de son renouvellement
- en cas de conclusion d’un contrat pluriannuel, le calendrier peut être prévu dans le contrat dans les 2 limites précédentes.

Accompagner la démarche d’évaluation interne

Contexte
Inscrire son établissement dans une démarche d’évaluation est une nécessité absolue eu égard aux exigences posées par les nouvelles procédures :
renouvellement autorisation ou habilitation, appels à projets, conventions pluriannuelles d’objectifs…

L’évaluation répond à un double but :
- Satisfaire à l’obligation légale
- Transformer l’obligation en une réelle opportunité de progrès pour les bénéficiaires et les intervenants.

Objectifs
Réussir la démarche d’évaluation interne et préparer l’organisation aux exigences de l’évaluation externe.

Objectifs pédagogiques
Présentation du cadre légal et des préalables
Proposition et mise en place du cadre méthodologique
Formalisation des outils documentaires (projet d’établissement, guide de fonctionnement, procédures…)
Réaliser la démarche d’évaluation interne
Rédiger le rapport d’évaluation

Étapes de l’évaluation interne
1) Formaliser le projet évaluatif de l’organisation et la convention de prestation
2) Présentation de la démarche (cadre légal et réglementaire), de ses caractéristiques (caractère participatif…) et de sa méthodologie
3) Collecte des documents réglementaires et dossiers internes de fonctionnement
Revisiter ou créer les outils documentaires
4) Organiser la démarche d’évaluation
5) Finaliser le questionnaire évaluatif
et Construire le référentiel ad hoc et formaliser les indicateurs
6) Manager la démarche d’évaluation
7) Formuler le bilan de l’évaluation interne et les préconisations
8) Rédiger le rapport d’évaluation interne
et déterminer le plan d’amélioration continue

Préparer l’évaluation externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux

Les évaluations interne et externe constituent deux phases d’une démarche continue d’amélioration de la qualité et sont complémentaires.
Les textes affirment fortement l’esprit de l’évaluation qui constitue « un outil d’intelligence collective, de débat et de confrontations à partir de références partagées du secteur ».

Contexte
L’évaluation répond à un double but :
- Satisfaire à l’obligation légale
- Transformer l’obligation en une réelle opportunité de progrès pour les bénéficiaires et les intervenants.
Le décret du 15 mai 2007 précise que l’évaluation externe doit « viser à la production de connaissance et d’analyse » et qu’elle a « pour but de mieux connaître et comprendre les processus, d’apprécier les impacts produits au regard des objectifs »

Le décret fixe 4 priorités :
- porter une appréciation globale
- examiner les suites réservées aux résultats issus de l’évaluation interne
- examiner certaines thématiques et registres spécifiques
- élaborer des propositions et/ou préconisations.

Objectifs
Réussir la démarche d’évaluation externe (connaissance, analyse) et induire une dynamique de changement par l’amélioration de la qualité des prestations (action).

Méthodologie
L’évaluation externe n’est pas une évaluation extérieure.
Le prestataire se situera donc dans un rôle d’aide, d’apport méthodologique, de transfert de compétences. Le rôle et la place de l’institution dans le processus évaluatif est primordial.

La démarche d’évaluation externe se doit d’être :
- Participative, associant toutes les parties prenantes et reprenant tous les points de vue exprimés,
- Intégrée, elle s’articule au fonctionnement de l'établissement ou du service,
- Structurée et rigoureuse,
- Spécifique, adaptée aux prestations fournies dans le contexte de l'établissement ou du service,
- Globale, au sein du projet de l'établissement ou du service,
- Systémique. L’évaluation doit situer l’action dans le contexte et l’environnement institutionnel.

Objectifs pédagogiques
• Présentation du cadre légal et des préalables
• Proposition, appropriation et mise en place du cadre méthodologique
• Réaliser la démarche d’évaluation
• Rédiger le rapport d’évaluation.
• Déterminer le plan d’amélioration continue

Étapes de l’évaluation externe
• Proposition et appropriation de la prestation d’évaluation, accord et signature de la convention.
• Présentation de la démarche et de ses caractéristiques (caractères participatif, systémique…)
• Déterminer l’objet de l’évaluation : évaluer les prestations et leurs effets sur les usagers en fonction des objectifs impartis.
• Fixer les modalités de recueil des informations, formaliser les questionnaires évaluatifs
• Mettre en place le calendrier de la démarche d’évaluation
• Construire « le cadre spécifique de référence » ad hoc et les indicateurs
• Manager la démarche d’évaluation
• Rédiger le projet de rapport d’évaluation qui sera soumis au commanditaire et à toutes les parties prenantes du service.
• Transmettre le rapport d’évaluation.
 Le commanditaire a la responsabilité de la transmission du rapport à l'autorité de tutelle. En cas de désaccord, il peut l'accompagner de ses remarques.

Règles déontologiques
L’intervenant s’engage à respecter les obligations de discrétion, de réserve et les principes relevant du secret professionnel.
Les modalités de travail privilégient un examen contradictoire des points de vue exprimés, une vision concertée. Le principe de transparence s’applique à toutes les étapes du processus évaluatif.
La place centrale de l’usager fonde le processus d’évaluation externe.

Articulation entre certification et évaluation externe

La loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 prévoit notamment pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS), qui s’y trouvent soumis, l’obligation de procéder à une évaluation externe « de la qualité de leurs activités et prestations au regard notamment de procédures, de références et de recommandations de bonnes pratiques professionnelles », par un organisme habilité par l’ANESM.

Par ailleurs, les ESSMS peuvent également engager des démarches de certification de tout ou partie de leurs activités et prestations.

Le décret du 30 janvier 2012, attendu, est venu préciser l’articulation entre ces 2 démarches.
Les certifications peuvent être prises en compte au titre de l’évaluation externe. Cependant les 2 procédures ne se recouvrent pas totalement.
L’établissement ou service ayant obtenu une certification devra donc procéder à une évaluation externe.

Pour cela, le décret fixe les conditions auxquelles doivent répondre les certifications :
- Elles sont réalisées par les organismes accrédités par l’instance nationale d’accréditation (ou instance d’accréditation d’un autre état membre de l’Union européenne), conformément à un référentiel de certification.
- Elles sont en cours de validité.
Les pièces attestant de ces 2 conditions sont remises à l’organisme qui pratique l’évaluation externe.

Les certifications seront reconnues par l’organisme qui procède à l’évaluation externe dans les limites d’une correspondance définie pour chaque référentiel de certification, par arrêté du ministre chargé des affaires sociales sur la base d’un tableau de correspondance établi à partir des éléments transmis par l’organisme qui a élaboré le référentiel.

Le décret donne également des précisions sur l’évaluation externe (qui entreront en vigueur le 1er février 2012 mais ne seront applicables que le 1er juillet) :
- L’organisme habilité ou l’évaluateur externe ne peut détenir d’intérêt financier direct ou indirect dans l’organisme évalué, hormis les opérations de facturation en contrepartie de la prestation d’évaluation.
- Il ne peut procéder à l’évaluation externe s’il a directement ou indirectement conseillé ou assisté l’établissement dans sa démarche d’évaluation interne.
- L’évaluateur remet le rapport de l’évaluation externe au gestionnaire (personne physique ou morale) de l’établissement évalué.